Gestion Électronique de Documents
Une GED est un système informatique permettant de gérer, de stocker, d’organiser et de partager des documents de manière numérique au sein d’une organisation. Elle vise à remplacer les processus papier traditionnels, à améliorer l’efficacité opérationnelle et à garantir un accès rapide et sécurisé aux documents.
Principales fonctionnalités d'une GED
Acquisition des documents :
- Numérisation des documents papier (scanner).
- Importation de fichiers électroniques (PDF, Word, Excel, etc.).
- Récupération automatique des emails ou pièces jointes.
Indexation et classement :
- Association de métadonnées (tags, mots-clés) aux documents pour une organisation structurée.
- Classement dans une arborescence ou un système de dossiers logiques.
Recherche avancée :
- Moteurs de recherche basés sur les mots-clés, les métadonnées ou le contenu des documents.
- Accès rapide aux documents nécessaires.
Stockage sécurisé :
- Conservation des documents dans des formats adaptés et durables.
- Sécurisation contre les accès non autorisés et les risques de perte de données.
Collaboration et partage :
- Possibilité de partager des documents avec des collaborateurs ou des partenaires externes.
- Suivi des versions et gestion des modifications.
Archivage et conformité :
- Respect des normes et réglementations légales (RGPD, ISO, etc.).
- Mise en place d’une politique d’archivage pour une durée donnée.
Les avantages d'une GED
- Gain de temps : Recherche et récupération rapides des documents.
- Réduction des coûts : Moins de dépenses liées à l’impression, au stockage physique et à l’archivage papier.
- Sécurité accrue : Protection contre les pertes accidentelles et accès restreint.
- Collaboration facilitée : Les équipes peuvent travailler ensemble sur des documents en temps réel, même à distance.
- Traçabilité : Historique des modifications et gestion des versions.
- Conformité réglementaire : Assure le respect des obligations légales liées à la gestion des données et des documents.
Si vous voulez approfondir certains aspects de la GED, n’hésitez pas !
